Sopimusvuori

 

Jukka Liimatainen

   

 

Työyhteisössä tarvittavan oikean ja ajantasaisen informaation saatavuuden ja hallinnan suhteen ilmaantuu usein erinäisiä kysymyksiä. Kaivattu tieto voi olla etsijän saavuttamattomissa, esimerkiksi jollain käytöltään rajatulla palvelimella, jonkun toisen sähköpostiin hautautuneena tai pölyttyneen mapin uumenissa.

Edelleen samasta tiedosta, vaikkapa ohjeesta, voi olla liikkeellä eri versioita – mitä niistä tohtisi noudattaa? Käytettävissä oleva informaatio voi olla myös hankalasti hajallaan tai kirjavissa työkalusidonnaisissa muodoissa (taulukko-ohjelmisto, tekstinkäsittely, esitysgrafiikka, kuva). Mm. näihin haasteisiin voi organisaatiolle ratkaisu löytyä ottamalla käyttöön intranet, joka tarjoaa helppokäyttöisen tietovaraston, jota voi aina tarvittaessa päivittää.

Helppokäyttöisyyttä tukee intranet-ratkaisuille tyypillinen selainpohjaisuus. Vaikka tehtäviensä luonteen vuoksi käyttäjä ei työssään jatkuvasti tarvitsisi tietotekniikkaa päätteen äärellä työskennellen, on monelle yksi tai useampi selain tuttu ennestään - oman internetin käytön myötä. Tämä on omiaan madaltamaan intranetin käyttöönoton kynnystä ja helpottamaan järjestelmän omaksumista. Selaimiin tukeutuminen edesauttaa myös käyttöä erilaisilta päätelaitteilta, jopa mobiililaitteilta, jolloin intranet on saavutettavissa myös kiinteän toimipisteen ulkopuolelta käsin.

Intranetin avulla voidaan tehostaa organisaation sisäistä viestintää. Järjestelmän myötä tärkeät ja ajankohtaiset asiat löytyvät helpommin kuin esimerkiksi käyttäen pelkkää sähköpostia. Sähköpostissa viesti voi olla vaarassa hukkua muun tietotulvan joukkoon ja siten jäädä vähälle huomiolle. Tiedon esilläpito onnistuu helposti vaikkapa perustamalla intranetin etusivulle ilmoitustaulu käyttäjille oleellisten viestien välityskanavaksi.

Monisuuntaista viestintää

Paitsi tukemaan perinteistä työyhteisössä ns. ylhäältä alaspäin virtaavaa viestivuota voidaan intranetillä helpottaa informaation kulkua muihinkin suuntiin. Järjestelmän avulla tiedonvälitys ja ajatustenvaihto työntekijöiden kesken käy päinsä yli organisaatiorajojen. Näin kommunikaatio myös maantieteellisesti erillään sijaitsevien toimipisteiden välillä voi kohentua, kun kaikilla on mahdollisuus osallistua sisäisellä foorumilla käytävään keskusteluun tai jakaa tietoa.

Tiedonvaihdon ei tarvitse aina olla virallisluontoista. Intranetissä onnistuu vaikkapa työntekijöiden välisen osto- ja myyntipalstan ylläpitäminen tai ajatustenvaihto harrastuksista – tällaiset piirteet järjestelmässä voivat lisätä sen suosiota käyttäjien parissa.

Tiedonkulun koheneminen työntekijöiden kesken saattaa vaikuttaa myönteisesti organisaatiossa koettuun yhteisöllisyyteen. Intranet voi viedä eteenpäin niin yksittäisten työntekijöiden kuin työryhmienkin välillä vallitsevaa me-henkeä. Esimerkiksi keskustelufoorumin kautta voi olla saatavilla tukea työtehtävissä esiin tulleeseen pulmaan.

Oman haasteensa intranetille asettaa siellä julkaistava aineisto. Harkittavaksi tulee mitä sisältöä järjestelmään viedään ja kuinka sisällöstä pidetään huolta. Julkaistavan informaation tulisi palvella niin käyttäjien tarpeita kuin organisaation viestinnällisiä tavoitteita. Selkeät menettelytavat informaation tuottamisesta ja ylläpitämisestä edesauttavat pitämään intranetin sisällön oikeellisena ja ajankohtaisena, ja siten käyttäjilleen hyödyllisenä ja kiinnostavana.

Sopimusvuori_Facebookissa